Verslag algemene ledenvergadering NLUUG 20 oktober 2011, 13:10 - 13:55, de Reehorst te Ede Aanwezigen bestuur: Luc Nieland (voorzitter), Mark Overmeer (secretaris), Rudi van Drunen, Patrick Reijnen en Pieter Paul Spiers Afmeldingen: Klaas van Gend Notulen: Joost van Baal-Ilić (NLUUG lid) Agenda (van https://www.nluug.nl/leden/alv-2011nj/) 1. Opening 2. Notulen ALV voorjaar 2011 3. Vervangingsschema bestuursleden 4. Wijziging organisatie kantoorwerkzaamheden 5. Wijziging structuur lidmaatschappen 6. Sluiting 1. Opening De vergadering wordt door de voorzitter, Luc Nieland, geopend en hij heet de aanwezigen van harte welkom. Joost wordt voorgesteld als notulist voor deze ALV, en wordt alvast bedankt. 2. Notulen ALV voorjaar 2011 De notulen voor de vorige ALV worden door de vergadering ongewijzigd vastgesteld. 3. Vervangingsschema bestuursleden In het voorjaar van 2012 is de post van penningmeester vacant, en in het voorjaar van 2013 is er plaats voor een nieuwe secretaris. Voorjaar 2014 is de post van vorzitter vacant. Luc nodigt de aanwezigen uit zich kandidaat te stellen; meld je bij bestuur@nluug.nl. 4. Wijziging organisatie kantoorwerkzaamheden De verenigingskosten bedragen nu EUR 50.000. Het bestuur streeft ernaar dit terug te dringen tot EUR 30.000. Het bestuur zoekt vrijwilligers voor een klankbordgroep om mee te denken over hoe dit verwezenlijkt kan worden; vóór of in 2013 zal er in ieder geval veel moeten veranderen. Er zal nog een aankondiging volgen via de ledenmailinglijst. Geïnteresseerden kunnen zich (ook nu al) melden bij het bestuur via bestuur@nluug.nl. In 2013 loopt het huidige contract met het verenigingsbureau af. Het bestuur vraagt de ALV om toestemming om een nieuw contract te mogen sluiten met het bureau, om het hele proces alvast in gang te kunnen zetten. De overgrote meerderheid van de ALV verleent hiervoor toestemming aan bestuur. 5. Wijziging ledenstructuur Het bestuur stelt voor het Huishoudelijk Reglement aan te passen; met name de ledenstructuur is aan herziening toe. Mark Overmeer licht het eerder via de NLUUG website gepubliceerde voorstel toe door middel van een met lichtbeelden verluchtigde presentatie. Zie ook appendix [1] voor het bericht dat Mark op 20 september 2011 hierover naar de NLUUG ledenlijst stuurde. Mark begint zijn presentatie met een geschiedenis van het omgaan met lidmaatschap binnen de NLUUG. Hij merkt op: De NLUUG is te lang te stabiel gebleven, en verandert nauwelijks. Al zeker 2 jaar wordt binnen het bestuur nagedacht over hoe de neerwaartse trent te keren. Het doel van onze verening is dat we samen zijn en samen iets leuks doen. Eerder stuurde Mark een brief over dit onderwerp aan de leden; ook heeft hij op de mailinglist gediscussieerd. Als Mark mensen op de voeten heeft gestaan in de soms verhitte discussies die daar plaatsvonden, dan laat hij hier weten dat dat in ieder geval niet zijn bedoeling was. De vereniging is opgericht door bedrijven met een dure Unix-computer; vroeger hadden we alleen bedrijfsleden. Zo'n 15 jaar geleden werden er ook persoonlijke leden toegelaten, naast bedrijfsleden, dit waren typisch beheerders van Unix-systemen die in een omgeving werkten waar ook niet-Unix systemen draaiden. Vroeger had de NLUUG een monopolie-positie voor mensen die iets wilden weten van Unix of Linux, die monopoliepositie zijn we kwijt: er is nu veel conferentie-concurrentie op Open Source-gebied; op dit moment zijn in Nederland o.m. actief: - NGN (Netwerk Gebruikersgroep Nederland) - OSSLO (Open Source Software Leveranciers Organisatie) - NLLGG (Nederlandse Linux Gebruikers Groep) - itSMF (IT Service Management Forum) - VRI (Vereniging Register Informatici) - Ngi (Nederlands Genootschap voor Informatica) - Interexperience (HP Gebruikersvereniging) Bij een goed draaiende vereniging genereren activeiten nieuwe leden, en genereren die leden weer nieuwe activiteiten met nieuwe deelnemers. We willen graag de bestaande activiteiten verbeteren: - Conferenties aankleden met LPI examens, community-stands, duurdere sprekers, drukwerk, promotie, ... - Samenwerking: de voorjaarsconferentie van 2012 gaan we samen met de NGN organiseren Daarnaast willen we verouderde activiteiten stoppen en willen we nieuwe activiteiten gaan ondernemen. De Special Interest Groups (SIGs) zijn opgeheven. In plaats daarvan zijn er nu Technical Communities, dat zijn bestaande clubs die een huis zoeken (bijvoorbeeld Nederlandse BSD clubs). Er zal een her-evaluatie van de bestaande relaties plaatsvinden. Het bestuur is bezig de volgende nieuwe activiteiten op poten te zetten: - co-branding (zoals samenwerking met Competa voor een lezingenserie) - webcasten van presentaties (Teus Hagen gaf zo'n presentatie) - ontwikkelen van leveringsvoorwaarden (Gedaan door Mark Overmeer) - excursies (de laatste excursie naar SARA was zeer geslaagd, maar de deelnemers waren precies die 40 mensen die nu bij deze ALV zijn... Waar het nu om gaat is: _waarom_ zijn dat dezelfde 40 mensen?) - banden met 'broeders' (zoals NGN, OSSLO) aantrekken We steken al met al heel veel energie in het opzetten van nieuwe activiteiten; we proberen alles aan te pakken. We hebben dan ook gelukkig een heel jong bestuur; de leeftijd is ver onder het gemiddelde van de zaal (het bestuur is gemiddels 40 jaar oud) ;-) Mark merkt op dat er veel zaken zijn die we graag zouden willen kunnen doen met ons ledenbestand, maar die met de huidige opzet niet lukken. Als onmogelijkheden noemt hij: - email sturen naar meer dan de helft van de leden/contactpersonen, - controleren of iemand in dienst is bij een lid, dus recht heeft op korting/mailinglist/etc, - deelnemers die naar een andere werkgever gaan benaderen om lid te blijven, - deelnemers waarvan de werkgever zich afmeldt vragen om lid te blijven, - een persoonlijk log-in maken op het ledendeel voor alle deelnemers, - werknemers bij een bedrijf dat niet mee wil doen met elkaar in contact brengen, -bedrijven stimuleren hun contact-personenlijst correct houden, - de financiële afdeling van een bedrijf weet niet wie er bij ons deelneemt, wij ook niet, - bedrijven die groeien naar een passend lidmaatschap duwen, - de vaste lasten eerlijk over de geïnteresseerden spreiden, - schatten hoe groot ons bereik is, bijv voor sponsors. Als oplossingen uit deze situatie presenteert Mark de volgende "sterfhuis-constructies": - niets doen, - meer gastvrijheid bij de conferenties, - slechts één conferentie per jaar, - conferenties gratis maken, lidmaatschap verplicht voor bezoekers, - lidmaatschap gratis, maak winst op conferenties, - fuseren. Daarnaast presenteert Mark een reddingsplan, onder het motto "verantwoordelijkheid bij deelnemers": - Personen worden leden, met stemrecht, - Bedrijven worden donateur, krijgen geen stemrecht, - We willen soepel omgaan met probleemgevallen: voor SNOW (een bedrijf dat vaak veel deelnemers stuurt) en drie andere bedrijven wordt een regeling verzonnen. We hebben nu "onderbetalers": sommige bedrijven sturen meer conferentie-bezoekers dan waar ze gezien hun lidmaatschapsstatus recht hebben. Deze scheefgroei valt nu niet te corrigeren; er zijn geen controlemechanismen. Een factuur voor lidmaatschap valt vaak niet te versturen omdat we geen adres hebben. Ook bij het organiseren van de SARA-excursie bleek weer: we hebben geen contact-informatie voor mensen die we zouden willen bereiken. De mailinglist is vervuild met ex-leden. Het is niet raar om te vragen om lid te worden als mensen mee willen doen (conferentie bezoeken b.v.) We zijn immers een vereniging van leden. Verder is er onlangs een wetswijziging doorgevoerd: als je je verenigings-contributie niet betaalt, dan ben je automatisch lid af. Een handtekening bij het aanmelden als lid betekent dus eigenlijk niks meer. Als we nu niks doen, kunnen we maar 1 conferentie per jaar organiseren, en hebben we over 5 jaar geen verening meer. De "Regels voor het nieuwe HR" zijn te vinden op https://www.nluug.nl/leden/alv-2011nj/hr-nieuw.html, de voorgestelde wijziging op het huidige HR (versie 2010-11-11) bestaat uit een vervangingen van artikel III, en in "Algemene Ledenvergadering (ALV), Machtigingen" vervalt lid V.3.(a): het stemrecht van een persoonlijk lid wordt immers voldoende beschreven in de statuten. Zie appendix [2] voor de tekst van de amendementen van Wytze van der Raay. Vanuit de zaal wordt gevraagd: Lukt de voorgestelde reorganisatie echt niet als amendenment 2 van Wytze wordt aangenomen? Mark antwoordt: Nee, dan heeft die reorganisatie inderdaad erg weinig effect. Er komt een opmerking vanuit de zaal: "Als ik als werknemer naar een conferentie zou willen gaan waarbij bezoek ook lidmaatschap zou vereisen, dan zou mijn baas me gezegd hebben: ga jij maar niet naar die conferentie dan." Daarom stelt de spreker voor om af te spreken: als niet-lid betaal je bedrag "x", als lid betaal je "y" voor toegang tot de conferentie; houd het dus open voor niet-leden om éémalig een conferentie te bezoeken zonder lid te worden. Dit slecht de psychogische drempel die met het huidige voorstel ervaren wordt. Mark reageert: Dat zou teveel behoud van de huidige situatie betekenen, en voegt daaraan toe: Het systeem van bedrijfsleden heeft bewezen geen goede administratie op te leveren. Als je alles gratis gaat weggeven, dan heb je geen leden! Vraag vanuit de zaal: Omdat de NLUUG administratie een puinhoop is moeten de leden de administratie gaan opschonen? Mark reageert: "Nee, het huidige systeem van bedrijfsleden heeft bewezen geen goede administratie op te leveren. Jij verzoekt eigenlijk om een announcement mailinglist voor werknemers van bedrijven met veel verloop, en die komt er." Verder stelt hij: Dit heeft niks met geld te maken, dit voorstel ligt er alleen om te zorgen dat we er weer iets van kunnen maken. De discussie wordt omwille van de tijd door de voorzitter beeindigd. Wytze licht zijn 2e amendement toe: het verplicht stellen van lidmaatschap bij conferentiebezoek werpt een psychologische drempel op en is niet in het belang van de vereniging. De administratieve nadelen die Mark noemt ziet Wytze niet; contactgegevens kunnen ter plekke genoteerd worden. * 1ste stemming. Het eerste amendement van Wytze (de tekstuele wijziging) wordt ter stemming voorgelegd. De ALV is unaniem voor; dit amendement is aangenomen. * 2de stemming. Het 2de amendement van Wytze, zoals dat ook op deze ALV door hem is voorgelezen wordt ter stemming voorgelegd. Daarnaast geeft de ALV als opdracht aan het bestuur om op de volgende vergadering een nieuwe tekst voor te leggen, waarin de op de deze ALV geconstateerde tekstuele onhandigheid (3.3.c over donateurs die introducees mogen brengen) is weggewerkt. Een ruime meerderheid van de aanwezigen (waaronder een paar bestuursleden) stemt voor. Er zijn 4 onthoudingen en ongeveer 4 tegenstemmen. Hiermee is het 2e amendement van Wytze aangenomen. * 3de stemming. Het geamendeerde voorstel van het bestuur wordt ter stemming aangeboden. Van de aanwezigen stemmen 8 tegen, 10 van de aanwezigen onthouden zich van stemming, en een meerderheid stemt voor. Het geamendeerde voorstel is dus aangenomen. Luc licht toe: We zijn 2 jaar geleden als nieuw bestuur begonnen, na een jaartje inwerken werd ons duidelijk hoe de vereniging ervoor staat. Na veel interne discussie werd ons duidelijk hoe wij denken dat de NLUUG in de toekomst kan blijven bestaan, en we dachten "actie". We willen de zaken niet langer uitstellen. Het is altijd moeilijk om dat goed over te brengen. Het is inderdaad wat kort tijd, het bestuur hoopt dat daar begrip voor is. Vanuit de zaal wordt opgemerkt: Als je betrokken leden wil, dan moet je ze vantevoren daarbij betrekken, en niet zelf eerst in je eigen gremia allerlei dingen doen en dan pas 3 weken van te voren je leden informeren. Luc reageert: We nemen dit ter harte; ons excuus is dat we actie wilden ondernemen. Mark reageert: Wat we als bestuur zagen is dat nieuwe activiteiten om de vereniging vlot te trekken stranden omdat we de leden niet kunnen bereiken. Dat willen we oplossen. We verliezen op dit moment leden. We kunnen dit niet uitstellen tot 2013 maar willen al in 2012 ingrijpen. 6. Sluiting Om 13.59 wordt de vergadering door de voorzitter gesloten. Appendices ---------- Appendix [1] Op Tue, 20 Sep 2011 11:03:12 +0200 schreef Mark over een voorstel tot herziening van de ledenstructuur, aan de NLUUG ledenlijst, in Message-ID: <20110920090312.GE19469@moon.overmeer.net> onder het onderwerp "Verandering lidmaatschappen": * Waarom een andere ledenstructuur? In 1983 besloten een paar bedrijven om een studiegroep op te richten om UNIX te bestuderen. Computers waren nog uiterst zeldzaam en duur, dus hield men via de "Nederlandse Locale UNIX User Groep" (de NLUUG) intensief contact over hun bijzondere systeem. Tegenwoordig wordt iedereen omgeven door verschillende computers, smartphones, media-boxen, TV's, etc. UNIX/Linux is slechts een van de vele besturingssystemen die men tegenkomt. De meeste bedrijven zijn uitgegroeid tot heterogene omgevingen. Al tien jaar geleden heeft de vereniging dit onderkend door de doelstelling te verbreden tot "Open Systemen en Open Standaarden". De NLUUG (afkorting) werd toen NLUUG (acroniem). Hart voor de open filosofie die UNIX bracht is onze leidraad gebleven. Ook werd het mogelijk om persoonlijk lid te worden. Echter, tot nu toe zijn nog altijd vooral bedrijven en organisaties lid. In toenemende mate zijn zij echter niet meer bereid om een lidmaatschap aan te gaan. Er zijn een aantal problemen met bedrijfslidmaatschappen: . de contributie wordt vaak betaald door iemand die zelf geen band heeft met NLUUG, de bedrijfsleider of de financiële afdeling. De bijdrage sneuvelt daardoor makkelijk bij een bezuinigingsronde. . als een werknemer die NLUUG-conferenties bezoekt van werkgever wisselt, dan is het vaak lastig om die nieuwe werkgever tot een lidmaatschap over te halen. Wij raken daardoor geïnteresseerden kwijt. . de administratie van contactpersonen bij bedrijven is vaak slecht bijgehouden, waardoor wij onvoldoende in contact kunnen komen met onze achterban. Moeilijke toegang tot het ledendeel van de website was een van de consequenties. . veel bedrijven willen contributie per werknemer uit een persoonlijk budget voor opleidingen betalen. Dus moet het duidelijk zijn wie er nu eigenlijk gebruik maakt van het lidmaatschap. Gevolg is dat het aantal (vooral grote) bedrijfsleden de afgelopen jaren sterk is afgenomen. Nieuwe persoonlijke lidmaatschappen hebben dit slechts beperkt opgevangen, ook omdat wij de bijbehorende contactpersonen niet voldoende kennen. * Wat verandert er? Door de contactpersonen bij de bedrijven te promoveren tot volwaardige leden hopen wij de achterban (u!) beter te kunnen bedienen. Elke contactpersoon krijgt dus stemrecht. De bedrijven worden donateur, dus verliezen hun stemrecht. Als bedrijven niet meer willen betalen voor de werknemers, dan kunnen zij dat aangeven zonder zich af te melden. De geïnteresserde werknemers blijven overzichtelijk bij elkaar. Wij hebben ook geconstateerd dat er veel scheefgroei is ontstaan en dat is nooit bestreden. Sommige bedrijven zitten al jaren in verkeerde bedrijfscategorie. Wij willen graag dat iedereen gelijkwaardige lasten en voordelen heeft van de vereniging. Maar hoe wij dat gaan doen hebben we nog niet besloten. Appendix [2] Wytze van der Raay presenteerde zijn amendementen op de "Regels voor het nieuwe HR" zoals gepubliceerd op de website in Message-ID: <4E9D82A0.6060103@deboca.net> op Date: Tue, 18 Oct 2011 15:44:00 +0200 aan leden@lists.nluug.nl. Het eerste amendement van Wytze luidt: Artikel III.4 sub a) wordt vervangen door: a) Toegang tot de conferenties voor bijzondere deelnemers zoals sprekers, exposanten, vertegenwoordigers van sponsors en leden van zustergroepen vindt plaats onder door het bestuur te bepalen voorwaarden. Het tweede amendement van Wytze luidt: Artikel III.2 sub d) wordt vervangen door: d) Leden betalen een lagere toegangsprijs voor de conferentie dan niet-leden. Artikel III.4 sub b) wordt vervangen door: b) Toegang tot de conferenties voor niet-leden die niet onder (a) vallen is mogelijk voor een tarief dat gelijk is aan of hoger dan het ledentarief plus de contributie voor 1 jaar voor een lidmaatschap. Desgewenst kan een niet-lid in zo'n geval ook opteren voor een lidmaatschap, waarvoor dan gedurende het lopende boekjaar en het daaropvolgende jaar geen additionele contributie verschuldigd is. In Message-ID: <4E9D82A0.6060103@deboca.net> verwoorde Wytze zijn overwegingen voor zijn tweede amendement als volgt: Ik kan me niet aan de indruk onttrekken dat er vrij breed bezwaren lijken te leven tegen een *verplichting* om lid te worden van de vereniging als je een conferentie wilt bezoeken. Weliswaar heeft het bestuur beargumenteerd dat dit geen reële problemen voor een potentiële bezoeker oplevert, maar dat gaat voorbij aan de psychologische bezwaren die er kennelijk bestaan tegen zo'n verplicht lidmaatschap. Het lijkt me verstandig om daaraan tegemoet te komen, tenslotte schiet de vereniging weinig op met een 'formeel gelijk' dat bij de bezoekers niet als zodanig ervaren wordt.